Zoll-Dokumente im internationalen Versand - alles Wichtige

Welche Dokumente für den Zoll sind einem international verschickten Paket beizulegen? Das sorgt immer wieder für Fragen und Verwirrung. Wir wollen das hier einmal ausführlich erklären.

Die erste grundsätzliche Unterscheidung ist:

1. Empfängeradresse des Pakets ist ein EU-Land: dann müssen Sie dem Paket überhaupt keine Zolldokumente beigelegen (sie können hier das Lesen auf dieser Seite aufhören).
2. Empfängeradresse ist außerhalb der EU: es sind Zoll-Dokumente beizulegen (bitte lesen Sie weiter)

Die richtigen Zolldokumente für den Paketversand

Die Zollbehörden des Empfängerlandes Ihres Pakets möchten prüfen, was im Paket enthalten ist, ob diese Inhalte überhaupt erlaubt sind die Einfuhr in das jeweilige Land und ob auf diese Paketinhalte eventuell Gebühren oder Steuern zu erheben sind. Dafür gibt es die Zolldokumente - verwirrenderweise aber mehrere verschiedene.

Die verschiedenen Zolldokumente

Zuerst einmal gibt es die so genannte Zollinhaltserklärung CN23 bzw. CN22, die von den Weltpostunternehmen zur Verfügung gestellt werden. Sie sind weltweit einheitlich und mit ihnen kann der Inhalt eines Pakets klar angegeben werden. CN23 ist dabei für internationale Pakete, CN22 für internationale Päckchen zu verwenden.

Für gewerblichen Versand von Unternehmen stellen diese an ihre internationalen Kundinnen und Kunden eine Rechnung für die Inhalte des Pakets aus. Diese Rechnung muss aber den Vorgaben einer internationalen Handelsrechnung entsprechen, damit sie vom Zoll anerkannt wird.

Und schließlich gibt es noch (sowohl im Privatversand als auch im gewerblichen Versand) die Proforma-Rechnung. Sie ist fast genauso aufgebaut wie die internationale Handelsrechnung, ist aber keine wirkliche Rechnung.

In welchen Fällen welches Zolldokument verwenden

Versenden Sie privat an privat, dann gibt es zwei Zolldokumente, die für Sie beim Paketversand von Bedeutung sind: CN22/CN23 bzw. die Proforma-Rechnung. Welche davon sie verwenden müssen, hängt davon ab, welchem Paketdienst sie ihr Paket anvertrauen.

Wenn Sie mit einem Paketdienst verschicken, der Mitglied des Weltpostvereins ist (das ist in Deutschland DHL Paket bzw. die Deutsche Post oder auchd Spring/PostNL, etc.), dann benötigen Sie die Zollinhaltserklärung CN23 für Ihr Paket (bzw. CN22 für ein Päckchen).

Verschicken Sie aber mit einem anderen Paketdienst, der nicht Mitglied im Weltpostverein ist (also z.B. UPS, DHL Express, DPD, Hermes, ...), dann müssen Sie als Zolldokument eine Proforma-Rechnung beilegen - also ein Dokument, das zwar aussieht wie eine Rechnung (inkl. des Werts der einzelnen Paketinhalte), aber eben nicht wirklich eine Rechnung ist, sondern nur ein Dokument für den Zoll.

Sind allerdings Ihre Pakete gewerblich, gibt es eine kleine Änderung zum bisher gesagten: Sie müssen jetzt bei Paketdiensten, die Mitglied des Weltpostvereins sind, sowohl ein CN23-Formular als auch eine internationale Handelsrechnung beilegen. Bei den anderen Paketdiensten entfällt das CN23 und die internationale Handelsrechnung ist ausreichend (die Proforma-Rechnung entfällt in diesem Fall ebenso).

Zolldokumente: Aufwand sparen bei Buchung über Shiparound

Buchen Sie Ihr Paket bei Shiparound ist es ganz einfach für Sie: sie geben nämlich die Inhalte Ihres Pakets und deren jeweiligen Wert online bei der Buchung mit ein (oder übermitteln uns diese bei gewerblichem Versand gerne auch über eine IT-Schnittstelle). Mit diesen Daten erstellt Shiparound automatisch immer das richtige Formuluar für Sie - sie müssen sich um die oben aufgeführten Unterschiede gar nicht selbst kümmern. Und die fertig ausgefüllten Formulare zum Anbringen am Paket erhalten sie ganz einfach als PDF zum Ausdrucken.

Anzahl der Ausfertigungen (Zollformulare am Paket)

Leider haben sich die Zollbehörden dieser Welt nicht darauf geeinigt, wie viele Kopien der Zolldokumeten sie benötigen. Es gibt Länder, bei denen ein einzelnes Exemplar ausreicht, andere benötige zwei, drei oder gar vier Ausfertigungen.

In den meisten Ländern reichen drei Ausfertigungen (oder weniger). Vier Exemplare werden nur in einige, eher seltenere Zielländer benötigt, z.B. in viele karibische Länder, in den Kongo, nach Mosambik, den Tschad oder Venezuela.

Daher empfehlen wir, immer mindestens drei exakt gleiche Exemplare beizulegen - dann sind sie in fast allen Ländern auf der sicheren Seite.

Zolldokumente richtig anbringen am Paket

Die Zolldokumente sollten immer außen am Paket angebracht werden, so dass sie gut erkenntlich sind und vom Zollmitarbeiter leicht entnommen werden können - sie wollen diese ja nicht unnötig verärgern oder es unnötigerweise dazu bringen, dass das Paket beim Zoll extra aufgerissen werden muss.

Ideal sind natürlich außen auf das Paket aufgeklebte, wiederverschließbare Dokumententaschen, die auch klar als solche gekennzeichnet sind.